Por Eneida Xavier
Ainda muitas organizações lutam para responder a pergunta:
Qual a diferença entre Gerenciar Projetos e Gerenciar Programa?
Muitos programas são conduzidos como grandes projetos, erroneamente, trazendo enormes prejuízos ao desempenho dos programas.
Muitos gerentes de projeto parecem gerentes de programa e aspiram estar na pele deles um dia. Os papéis variam de empresa a empresa, muitas vezes são confundidos e tratados de forma equivocada. Para ser capaz de chegar a esse nível, os gerentes de projeto, assim como suas organizações devem entender claramente quais são os papéis e responsabilidades dos gerentes de programa. Depois deste entendimento as organizações poderão então disseminar este conhecimento a seus empregados, permitindo treinamento e ajustando seus objetivos.
Gerentes de programa e gerentes de projetos têm papéis diferentes, processos diferentes e ferramentas diferentes.
Importante entender esta diferença!
O foco do trabalho do gerente de projeto é mais estreito e mais aprofundado do que o gerente do programa. Os gerentes de projeto são responsáveis pelo projeto, a equipe, e os resultados que a equipe está trabalhando. O gerente de projeto é um tomador de decisões.
O gerente de programa tem uma abrangência maior do que um gerente de projeto. O gerente de programa é responsável por ajudar a empresa (interna ou externamente) a perceber o valor de negócio dos projetos e processos que estão em andamento. O gerente de programa gerencia os gerentes de projeto, pois é sua responsabilidade a entrega de diferentes projetos que compõem o programa.
Dois papéis são inerentes ao gerenciamento de programa: Gerente de Programa (responsável pela entrega) e Gerente de Mudança organizacional (responsável por tratar a entrega e gerar benefícios, com resultado mensurável).
O sucesso de um projeto é baseado na habilidade do projeto para atingir as metas de tempo, escopo e custo. O sucesso do Gerenciamento de Programas é baseado em ROI (Retorno sobre o Investimento).
Faz-se necessário um modelo, uma metodologia, uma ferramenta para gerenciamento de projetos e para gerenciamento de programa.
Ferramentas diferentes existem para contextos diferentes: Project Model Canvas e Program Model Canvas.
Project Model Canvas
4 Etapas – passos da metodologia Project Model Canvas:
- Usar Post-it e o mapa para conceber o plano; Workflow – 13 passos (permite relacionamento de passos)
- Integrar em blocos
- Levar os problemas para os stakeholders
- Compartilhar o plano
1 – Montando o Workflow – 13 passos
- Justificativa – o por quê do projeto
- Objetivo Smart – ponte para o futuro – geração de valor
- Benefício – razão de fazer o projeto
- Produto – entrega do projeto
- Características – requisitos do produto
- Stakeholders (externos e internos)– fatores que afetam ao projeto
- Equipe – pessoas subordinadas ao gerente de projeto
- Premissa – suposição
- Entregas – agrupar as entregas; produtos, serviços e resultados
- Restrições – limitações do projeto
- Riscos – relacionados com as premissas e entregas
- Linha do Tempo – em quanto tempo será concebida o projeto, definido as entregas
- Custo – definir o quanto custará o projeto
2 – Consistir os blocos, os quais tem que fazer sentido, são feitas as integrações.
Exemplos:
- Requisitos com produtos segundo o cliente
- Premissas corretas ou suficientes para todos os stakeholders
- Equipe com as entregas
- Restrições limitam a equipe e o trabalho da equipe
- Riscos com premissas
3 – Resolver problemas, não é resolvido na hora.
Descobrir problemas, como: não encontrado nenhum benefício para o projeto ou o cliente não é capaz de identificar os requisitos.
4 – Comunicar o Plano em blocos, por exemplo: Grupo do escopo, Grupo dos Riscos.
Program Model Canvas
5 perguntas que precisam ser respondidas no Program Model Canvas
- Por que – A estratégia organizacional. Qual o problema de negócio, porque a organização precisa. Depois do por que (as razões), precisa-se definir a Visão – o futuro estado da organização em alto nível.
- Quem – Identificar as partes interessadas para montar a estrutura de governança, a qual suporta o processo de tomada de decisão. Quem irá colher os benefícios. Diretor, Gerente de Programa e Gerente de Mudança com mesma autoridade.
- O Que – Quais Benefícios, melhorias mensuráveis para a organização. Arquitetura – Processos, Organização, Tecnologia e Informação.
- Como – A estrutura – os projetos, os subprojetos, atividades que irão compor o programa. Como o programa irá entregar e gerar os benefícios necessários para a organização.
- E se, quanto e quando – relacionado a: Riscos – que afetam aos benefícios e sua sustentação. Financiamento – Gerentes de projetos precisam ser informados. Execução – os estágios gerenciáveis para as entregas de benefícios.
Como aplicar o Program Model Canvas:
- Reunir as pessoas certas;
- Imprimir o Canvas em uma Folha Zero;
- Usar post-its para coletar as informações
- Seguir a sequência lógica
- Validar a consistência
Project Model Canvas
- Baseado em Neurociência:
- Simplificar
- Agrupar as coisas
- Engajar os stakeholders
- Criado pelo Prof. José Finocchio e inspirado no Business Model Generation – Modelo de negócio numa única folha de papel A1, criado por Alexander Osterwalder.
Mais detalhes sobre Project Model Canvas em:
“Finocchio passa Metodologia do Project Model Canvas”
Program Model Canvas
- Principais referências e conceitos relacionados ao gerenciamento de programas:
- The Standard for Program Management, Third Edition – PMI, 2013 e
- Managing Successful Programmes – TSO, 2011.
Veja mais sobre o Program Model Canvas em:
Webinar: “Gestão de Programas com o Program Model Canvas”
Sobre o autor
Eneida Xavier Engelbreth. Arquiteta. Cursou MBA em Gestão de Projetos na Fundação Getúlio Vargas (FGV). Possui Certificação Scrum Master pela Scrum Alliance. Consultora em Gestão de Projetos e Processos. Possui experiência como Gerente de Programa e Projetos de Tecnologia no ITAUBBA, Gerente de Projetos do PMO na CAIXA ECONÔMICA FEDERAL, Gerente de Projetos em Consultoria para o PMO do Bradesco; Gestão da qualidade e Processos no PMO do CITIBANK. Docente de pós-graduação em Gerenciamento de projetos.
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