Por Maria Angélica Castellani

Nada é eterno, tudo acaba em algum momento, e os projetos também!

Muitas vezes, é difícil concluir o registro das lições aprendidas, pois todas as pessoas que estiveram envolvidas diretamente no projeto estão mais preocupadas com o projeto que virá. Também, na fase final do projeto, o entusiasmo e a motivação caem. As pessoas não querem ser lembradas do que deu errado, e é difícil conseguir a sinergia para a conclusão das lições aprendidas.

Einstein falou alguma vez que “a definição de insanidade é fazer a mesma coisa repetidamente e esperar um resultado diferente cada vez”. Esta expressão pode ser aplicada pela forma como concluímos os projetos. É necessário educar as pessoas sobre a real importância de aprender com as experiências anteriores, da necessidade de capturar esse aprendizado em todas as fases do projeto, paulatinamente à medida que avançamos, e resumi-lo quando terminar.

Cabe ao gerente de projetos e aos patrocinadores mostrar a importância desses conhecimentos. O capital humano das empresas cresce de duas formas: quando a empresa utiliza mais o que as pessoas sabem, e quando um número maior de pessoas sabe mais coisas úteis para a organização. O que os líderes precisam fazer é conter e reter o conhecimento, para que ele se torne propriedade da empresa (Stewart, 1998).

O registro das lições aprendidas deve fazer parte da memória de cada organização. Isso evitará refazer trabalhos e permitirá economia de tempo e de custo.

A seguir, resumo algumas sugestões de como fazer a coleta e o registro das lições aprendidas ao longo do projeto, e como preparar a sua equipe para a finalização com sucesso, utilizando as técnicas do framework Scrum. Na minha experiência, elas foram utilizadas com sucesso e, além dos resultados alcançados, as pessoas envolvidas ficaram mais motivadas com a colaboração, encontraram um momento de aprendizado, de entusiasmo e de distração.

No início do projeto, transmitir para todos da equipe em que consistem as lições aprendidas, seu objetivo e sua importância. Conscientizar as pessoas de que para cada evento do projeto, devem fazer um conjunto de questionamentos e pensarem em  diferentes abordagens, que serão discutidas em conjunto. Sugiro realizar estas reuniões periodicamente, de preferência uma ou duas vezes por mês, pois o objetivo é melhorar durante o projeto e não deixar a experiência para futuros projetos.

No framework Scrum, as reuniões de lições aprendidas têm o nome de retrospectivas. Acontecem no final de cada Sprint ou iteração, que é um período fixo de tempo (duas semanas), no qual a equipe se concentra em entregar um incremento do produto. O objetivo de cada retrospectiva é aprender com a experiência e planejar as mudanças para efetivar na próxima Sprint.

A reunião de Retrospectiva cumpre um dos objetivos do Manifesto Ágil que diz:

“Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz, então refina e ajusta seu comportamento de acordo”.

A dinâmica de uma retrospectiva se compõe dos seguintes passos:

1 – Preparar o cenário: Focar no objetivo da reunião, não exceder o tempo estabelecido, conseguir uma dinâmica produtiva. Definição de regras básicas: Colocar os celulares em vibra call, não interromper o outro, não fazer brincadeiras às custas dos outros.

2 – Procurar dados: Conseguir uma visão comum para ser analisada, composta por fatos, eventos e sentimentos. Técnicas de Timeline. É a base para uma comunicação efetiva durante a reunião.

3 – Entender profundamente os dados: Encontrar as causas profundas de cada tema, problema ou fato com vantagens, entender qual é a causa, ir além da aparência, buscar a causa raiz.

4 – Decidir o que fazer: Uma vez encontradas as causas principais: determinar ações que façam a diferença, designar um “dono” para cada ação, ter certeza de concretizá-las na próxima sprint.

5 – Fechamento: Finalizar claramente a retrospectiva, sempre identificar ações a realizar como resultado de toda retrospectiva.

Deve-se definir um Moderador cuja função deve ser: facilitar a dinâmica e nunca fazer parte da discussão. Ao escrever o que diz um participante, escrever claramente como ele diz. No caso de ser necessária uma forma alternativa: solicitar para o participante, sem sugerir.

Algumas Técnicas de Retrospectivas:

Realizando esta experiência, poderão perceber que embora o tema seja, na maioria das vezes, de difícil aceitação e, portanto, prejudicial na geração de resultados, com o tempo torna-se um jogo. Poderá variar as técnicas, conforme o cenário e as características particulares dos envolvidos.

Para todas as técnicas a seguir, a diretiva principal é:

“Sem importar o que descobrimos, compreendemos e verdadeiramente cremos que todos fizeram o melhor trabalho possível. Dado que sabiam nesse momento, suas capacidades e habilidades, os recursos disponíveis, e a situação particular”.

1 – Técnica clássica.

Gerar uma conversação e buscar respostas às perguntas seguintes:

1.   O que funcionou bem?
2.   O que poderia ser melhorado?

Aplicar na hora de coletar dados.

2 – Temas no papel.

Utilizada para grupos de poucas pessoas.

• Criar uma ronda ou sentados ao redor de uma mesa.
• Todos ao mesmo tempo, em 3-5 minutos, cada um escreve três ideias em uma folha.
• Passar a folha para a pessoa da sua direita.
• Ler as ideias expressas e todos escreverem novamente três ideias em 3-5minutos.
• Continuar até que a folha chegue novamente ao seu autor original.
• Aplicar na hora de coletar dados e decidir o que fazer.

3 – Opiniões abertas.

• Preparar duas grandes categorias: “Bom” e “A Melhorar”.
• Cada pessoa vai escrevendo temas em post-its e os coloca na sua categoria.
• Cada vez que um POST-it é colado, explica-se claramente do que se trata.
• O resto escuta, não critica os temas. Resolvem-se dúvidas, se houver.
• Quando não surgir mais ideias, vota-se por algum tema a melhorar.
• Repetir a dinâmica, mas desta vez propondo melhorias concretas nos post-its neutros.
• Realizar uma nova votação.
• Selecionar as 2 ou 3 primeiras melhorias e realizá-las no próximo período até a próxima reunião.

4 – Associação muda.

Cada participante cria idéias (uma por post-it), escreve-as e as coloca em uma das seguintes categorias:

• Desejável: Coisas que funcionaram muito bem, foram boas e se desfrutaram em todo momento.
• Frustrante: ações ou momentos que causaram frustração ou descontentamento.
• Incômodo: essas coisas que resultaram simplesmente incômodas, cada vez que aconteciam.
• Igual: coisas que funcionaram bem e que devemos seguir fazendo.
• Mais: coisas que foram boas e que devemos fazer ainda mais.
• Menos: coisas que deveríamos realizar menos vezes.

– Quando as ideias acabarem, um participante faz uma anotação, faz a leitura e a coloca em outra lousa.

– Se um participante encontra sua ideia parecida ou que aborda o mesmo assunto, deve colocá-la próxima.

– A ideia é ir formando ilhas.

– Ao terminar, a equipe deverá buscar um nome para cada ilha.

– Depois, vota-se por uma ilha para tratar depois.

– A ilha que ganhar é escolhida e o restante é desconsiderado.

– A equipe propõe melhorias concretas em post-its neutros.

– Realizar uma nova votação.

– Selecionar as 2 ou 3 primeiras melhorias e realizá-las na próxima iteração.

Conclusões

É importante que os participantes estejam à vontade para refletir e trocar opiniões abertamente, sem barreiras, apostar em um debate construtivo e convergente para a melhoria contínua, tanto como pessoas como profissionalmente.

Não forçar ninguém a participar, tudo será produto do tempo e da maturidade, nem sempre as pessoas gostam de falar abertamente sobre as suas dificuldades, seus erros e seus acertos.

Pratique e inove, dependendo do tamanho da sua equipe, faça as reuniões durante um café da manhã, ao ar livre, planeje atividades variadas e atrativas, alinhada a valores, cultura e objetivos.

Empresas que integram diversão e trabalho são mais capazes de atrair e reter funcionários de alto desempenho. O trabalho resulta mais produtivo quando é combinado com diversão.

Quem tiver interesse em conhecer mais sobre retrospectivas recomendo o livro Agile Retrospectives: Making Good Teams Great, de Esther Derby e Diana Larsen. Em breve incluiremos em nossa Biblioteca FIXE.

Realize a experiência e compartilhe os resultados conosco!

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– Os Valores do Agile Manifesto

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Sobre o Autor: 

Maria Angélica Castellani, PMP, CSM, CSD. Formada em Computação Científica pela Universidade Nacional de La Plata, Argentina, com MBA em Gerenciamento de Projetos e MBA em Negócios Internacionais, ambas pela FGV. Especialista em Change Management e em Gestão Estratégica do Conhecimento. Atua há mais de 20 anos em gerenciamento de projetos, melhoria de processos e implantação de PMO. É sócia diretora da empresa FIXE Consulting & Training desde 1999. Palestrante nacional e internacional (Mercosul). Professora de Gestão de Projetos em várias Instituições. Gerente Voluntária do Programa da Revista Eletrônica do PMI-SP (e-news), desde 2008. Co-autora do Livro Gestão de Projetos: Teoria, Prática e Tendências da Editora Elsevier, publicado em outubro de 2014.

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