Webinar gratuito realizado em 15-04-2015
Organizado pela FIXE e o Portal Projetos e TI
“Fundamentos de BPM e sua Integração com a Gestão de Projetos.”
Sobre o Webinar
Já dizia a velha frase por muitos atribuída a Deming: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia”. O que podemos tirar disto é que o sucesso de um negócio (trazido por sua gerência adequada) passa obrigatoriamente pelo entendimento, definição e medição do mesmo, o que coincide com o conceito fundamental da disciplina de BPM.
Entretanto, gerir não é o suficiente. Detectar gargalos, defasagens, desencontros, ineficiências ou simplesmente possibilidades de melhoria e nada fazer é o mesmo que não gerir. Gestão sem ação não é muito mais do que o mero exercício da curiosidade. E é por isso que a gestão por processos de negócio (BPM) passa obrigatoriamente pela gestão de projetos.
Neste webinar apresentaremos fundamentos básicos da prática de BPM e alguns pontos de conexão desta com a gestão de projetos, trazendo à tona uma discussão sobre esta combinação tão importante e, em breve, fundamental para a evolução das organizações em seus negócios.
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Palestrante:
Fábio Hideki Kawauchi, CBPP
Formado em Ciência da Computação pela Universidade São Judas Tadeu. Há 13 anos atua no mercado de Tecnologia da Informação, tendo também formações complementares em métodos Ágeis de desenvolvimento de Softwares e em Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM). Certificado CBPP (Certified Business Process Professional) pela ABPMP (Association of Business Process Management Professionals). Possui ampla experiência em BPM e BPMS.
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Perguntas e Respostas
Mosquim, João (Q) – Existe na empresa a necessidade de um departamento de BPM, com especialistas ou este conhecimento deve estar diluído na organização, nas pessoas?
R: Existe a necessidade de um “departamento” (que deixo entre aspas porque esta é uma palavra que traz consigo um “carma” de separatismo, isolamento e outras coisas que não podem existir sob hipótese alguma neste caso) com especialistas mas, TAMBÉM, de um conhecimento diluído. BPM é uma cultura. Chefes empurrando processos goela abaixo dos colaboradores nunca formarão uma gestão por processos. É claro que nem todos precisam ser profundos conhecedores, mas todos precisam sim estar dentro da cultura.
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Denise Barroso (Q) Hoje a melhor pratica é ter um escritório de projetos fazendo a gestão de implantação de gestão por processos?
R: O trabalho deve ser conjunto. Nem escritórios de processos definindo como executar um projeto e nem escritórios de projeto criando processos. O escritório conjunto deve implementar processos com o conhecimento de causa dos especialistas em processos e a habilidade de execução dos especialistas em projetos e executar projetos com o conhecimento de causa dos especialistas em projetos e a habilidade de organização, gestão e, principalmente, foco do cliente dos especialistas em processos.
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JMarcos Q Um escritório de processos estaria dentro do escritório de projetos, ou o contrário?
R: Da mesma forma que na questão anterior, não pode haver haver “dentro ou fora”, “acima ou abaixo”, “antes ou depois”. Todos o trabalho deve ser conjunto, integrado e indissociável.
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Mosquim, João (Q) A Gestão de Projetos pode ser considerada como mais um processo dentro da organização?
R: Sim, a gestão de projetos é, em si, um processo de negócio. Em empresas especializadas em projetos, este será um processo primário (que portanto agrega valor direto ao cliente), ponta a ponta e que será executado sucessivamente. Em empresas de outros ramos ele será um processo de suporte, acionado toda vez que uma mudança for necessária. Mas, de qualquer forma, deve ser sempre um dos processos de negócio da organização sim.
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Denise Barroso (Q) Existem documentações já definidas como em projetos? (Ex.: EAP)
R: O BPM CBOK®, particularmente, traz diretrizes apenas conceituais para a gestão por processos. Fornece algumas sugestões mas sem aprofundar-se ou impor. Mas, existem sim vários documentos já formatados. Diagramas BPMN, documentos sugeridos pela FNQ, modelos de maturidade como os de Hammer e da OMG, modelos de arquitetura corporativa, mapeamento de cadeia de valor e vários outros. Como a gestão por processos de negócio é bastante ampla, na verdade você não vai digitar no google “templates BPM” e baixar um “pacotinho”. Precisará escolher, dentre várias, algumas metodologias, técnicas e conceitos, para cada aspecto da gestão por processos, e correr atrás de o que cada um deles exige em termos de documentação. Mas, muito mais do que templates, é importante absorver plenamente o espírito da gestão por processos. Isto certamente fará com você escolha os melhores documentos ou até mesmo os produza.
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JMarcos Q Qual a ligação entre BPM e Governança Corporativa?
R: É total. É impossível realizar a governança corporativa sem passar pelos processos de negócio. Quando se adota uma forma específica de governança corporativa, pode-se deixar que ela guie, de certa forma, a forma de gerir processos ou então através dos processos fornecer tudo aquilo que a governança corporativa necessita, ou um pouco das 2 coisas, se possível. Mas certamente as 2 coisas estão totalmente ligadas.
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JMarcos Q Como considero o interrrelacionamento (ponta a ponta) considerando uma matriz (ao invés de horizontal ou vertical)?
R: A gestão por processos de negócio pressupõe exatamente uma matriz. Os processos de negócio precisam ser geridos, conduzidos e apresentados ao cliente de forma ponta a ponta (horizontal), mas isto não significa que não vão passar por áreas funcionais (verticais). Um processo ponta a ponta deve ter o que chamamos de “dono do processo”, que precisa zelar pelo todo, mas ele nunca será um especialista em vendas, faturamento, produção, cobrança, contabilidade, logística e pós venda. Sendo assim, o trabalho gerido por processos só pode ser feito na forma de uma matriz, com processos horizontais percorrendo toda a organização mas passando por áreas verticais altamente capacitadas em suas próprias especialidades.
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andyrbhotmailcom Q Uma empresa quer saber se a forma como conduzem hoje os processos continuarão consistentes caso haja aumento de demanda. Como agir uma vez que não sabem quais processos precisam de atenção?
R: Uma forma mais imediata de ação seria procurar por gargalos e agir sobre eles, pois já são pontos de risco mais óbvios. Existem ferramentas que fazem a simulação de processos, mas são baseadas em parâmetros pré-estabelecidos e, honestamente, modelar a realidade através de parâmetros não é algo exatamente fácil (ou mesmo preciso). Conhecer seus próprios processos e saber “que calos doem mais” já é um ótimo começo, mas as imprevisibilidades das mudanças em processos, do mercado e, principalmente, das mudanças de demanda, na minha opinião, tornam esta uma tarefa mais pautada em vivência e feeling do que em ciência.
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JMarcos Q Para fazer gestão de processos tenho que implementar primeiro a gestão por processos ou pode ser independente?
R: Acredito que a questão fala de gestão de projetos e por processos. Está escrito processos 2 vezes. Se sim, o ideal é que as 2 coisas ocorram em conjunto. Estruturar processos sem projetos provavelmente criará um caos. E estruturar projetos sem a noção de processos criará uma estrutura que poderá até ser adequada tecnicamente, mas que correrá o risco de ficar descolada de seu contexto externo (negócios, clientes, cultura etc.) e da rotina geral diária (principalmente se os projetos não forem uma atividade fim.
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Carlos Gustavo da Silva Ferreria Q: Quais ferramentas vc indica pra gestao de processos?
R: Muito sinceramente falando, a grande questão na gestão por processos não são as ferramentas. As ferramentas você terá que avaliar de acordo com seus objetivos com a ferramenta, o tamanho de sua organização, a quantidade de usuários, o volume de operações, a verba disponível, a capacidade técnica (pois certamente, em algum ponto, precisará de uma equipe de TI) e uma infinidade de outros fatores. Como já trabalhei com mais de um fabricante prefiro até não opinar neste caso. Acho que minha opinião não seria isenta e eu também ficaria um pouco desconfortável. Mas, tenha certeza, a visão trazida pela gestão por processos será muito mais importante do que a ferramenta que irá escolher. Para não lhe deixar totalmente sem sua resposta, no dia 27 de Abril a ABPMP promoverá o BPM Day, evento gratuito e de excelente qualidade que reúne diversos fabricantes de ferramentas e também consultorias. Se estiver em SP, dê um pulo por lá! Não se arrependerá. Também haverá palestras, debates e muitas pessoas com ótimo conhecimento e ótima disposição em ajudar! Os eventos também ocorrem em muitas outras cidades e Estados:
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Savio Moreira Q A ideia não seria pensar na governança e essa derivar a abordagem dos processo e projetos, tendo uma sinergia da governança de projetos e processos? e estas em linha com a estratégia da empresa
R: Sim, a governança em todos os aspectos deve ser conjunta. E todas pautadas pela missão, visão, valores e estratégia da empresa. Existe uma tendência muito forte a criar diversas divisões e colocá-las para disputar espaço. Este não é o caminho. O melhor caminho é o da integração. Não existe a governança mais importante ou a que se sobrepõe às outras. Existe a organização e existem os clientes; e ela precisa ser gerida da melhor forma para superar as expectativas deles e, com isto, gerar retorno a todas as partes envolvidas sem desrespeitar os valores da organização e de cada membro da equipe. É nisso que precisamos nos concentrar.
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