Webinar realizado com o Capítulo PMI São Paulo em 15-10-2013

“Uso estratégico das Métricas e KPIs na Gestão de Projetos”‏

SOBRE O WEBINAR:

Nos cenários empresariais do século XXI, caracterizados pela incerteza, complexidade e imprevisibilidade, torna-se cada vez mais relevante e desafiante para os gestores poder controlar projetos e processos através de métricas efetivas. Cada estratégia empresarial poderá ser diferente e cada abordagem para a execução da estratégia terá necessidades específicas que não poderão ser cumpridas com políticas e procedimentos rígidos. Ou seja, a complexidade dos projetos atuais e a capacidade de mudança dos requisitos ao longo do seu ciclo de vida, estão forçando-nos a olhar métricas adicionais além das tradicionais de tempo, custo e escopo. Nesta palestra serão apresentados os porque da necessidade de Métricas e KPIs adicionais, sua importância nos novos cenários, as características dos indicadores, o processo para definir, preparar e coletar informações e algumas dicas de possíveis indicadores.

PALESTRANTE:

Maria Angélica Castellani, PMP, CSM, CSD. Formada em Computação Científica pela Universidade Nacional de La Plata, Argentina, com MBA em Gerenciamento de Projetos e MBA em Negócios Internacionais, ambas pela FGV. Especialista em Change Management e em Gestão Estratégica do Conhecimento. Ampla experiência em gerenciamento de projetos, melhoria de processos e PMO. Atua há mais de 20 anos como consultora em Gerenciamento de Projetos e Processos. É sócia diretora da empresa FIXE Consulting & Training desde 1999. Ampla experiência internacional (Mercosul). Professora da matéria Controles em Projetos do MBA de Gestão de Projetos na HSM Educação. Professora do curso de pós-graduação em Gerenciamento de Projetos do Senac Santos. Professora de cursos em Gestão de Projetos na Fundação Vanzolini. Instrutora de cursos no IIL – International Institute for Learning. Colunista do Blog da Revista Mundo PM. Gerente Voluntária do Programa da Revista Eletrônica do PMI-SP (e-news), desde 2008.

 Se assistir ao vídeo terá direito a 1 PDU, que deverá informar ao PMI para sua contabilização.  

Obrigada pelo Interesse!! 

RESULTADO DO WEBINAR:

Na terça feira dia 15, realizamos o Webinar conforme programado. Começou no horário previsto e a quantidade máxima de pessoas participantes foi de 352!!

Que emoção!  No terceiro Webinar organizado pelo PMI São Paulo e foi atingido esse número. Realmente um sucesso.

Agradeço especialmente a todos os ouvintes pelo sucesso alcançado, pelo interesse, pela participação no evento, pelos comentários no chat, as mensagens recebidas e pelas muitas perguntas interessantes, o que me deixou muito feliz.

Agradeço também a Diretora de Eventos Técnicos, Heloíza Magrin e a equipe, Mauro Tonon, Rodrigo Valentim, Rodolfo Vilas Boas e Antônio Malagutti pela dedicação e profissionalismo demostrado em todo momento.

LINKS DO EVENTO: 

Para download da apresentação:

b) Respostas das perguntas: 

1. José Luis Schubsky:

Q: Quais as principais ferramentas para gerar os indicadores e como são alinhados com a gestão da empresa?

Considero que para selecionar a ferramenta adequada, é necessário conhecer bem o processo de geração de indicadores, pois dependem de um critério lógico e não de um sistema, O critério lógico deve estar alinhado com as expectativas dos principais stakeholders, alinhado com a estratégia da empresa e alinhado com as necessidades do projeto, programa ou portfólio. Ou seja, primeiro precisa realizar a definição do escopo do “projeto indicadores” conforme a sequência de passos apresentada no webinar. A geração de indicadores deve ser definida pelo GP junto aos stakeholders, o sistema poderá ajudar como um calculador, mas nunca vai substituir esta função decisória.

Ferramentas posso indicar SAP, Project Builder e o excel, outras não conheço funcionando.

2. Nilson Oliveira:

Q: Como dar qualidade ao projeto com mais de 10 ao mesmo tempo?

Estou considerando que mais de 10 devem ser seus projetos, certo? Se não for isso, por favor reformular sua pergunta.

Você deve começar definindo indicadores somente para um projeto, pois poderá necessitar fazer ajustes na forma de cálculo, nos gráficos, substituir alguns indicadores, etc., conforme seu aprendizado a partir dos erros e acertos. Definir inicialmente entre 6 e máximo 10 indicadores, tal vez menos. Testar, verificar resultados e depois seguir para o próximo projeto. Deve pensar que será muito provável que os indicadores sejam diferentes de projeto a projeto, pois se os stakeholdes são diferentes,  seus objetivos poderão ser diferentes, e suas expectativas também. Como não existem projetos iguais, então não existe um padrão de indicadores.

O responsável pela definição e execução será o próprio GP do processo como um todo, pois faz parte do seu plano de comunicação. A qualidade dependerá do compromisso de todos os envolvidos conforme a definição no plano de qualidade do seu projeto.

Quando consiga gerenciar por indicadores você mesmo vai pensar como conseguia fazer o mesmo com os relatórios de desempenho. Possivelmente consiga gerenciar 20 projetos com maior confiança, segurança e qualidade. Vai se surpreender.

3. Alercio Bressano:

Q: como garantir que os indicadores gerados e distribuídos aos stakeholders gerem tomada de decisões efetivas para projeto?

Como você garante hoje que no seu projeto sejam tomadas decisões efetivas?

É muito difícil garantir esta funcionalidade, vai depender dos desejos e necessidades dos stakeholders e do seu critério na tomada de decisões. É um processo de constante aprendizado. A tomada de decisões deverá ser resultado de brainstorming com o GP como principal alertador dos desvios que seus indicadores representem com relação as metas pré-estabelecidas. Aqui o fator confiança que já comentei é fundamental, principalmente nos resultados expressados pelos indicadores. Um sinal importante que deve considerar é: se o indicador não resulta útil para a tomada de decisões, é muito provável que ele não está agregando valor, ou seja, não está medindo alguma atividade crítica. Neste caso, deverá desconsiderar e substituir por outro mais eficaz ou simplesmente desconsiderar.

4. Francis Benito Odisi:

Q: Quais seriam os principais KPI’s a serem utilizados?

Não existe padrão de indicadores. A definição de indicadores depende da definição de sucesso associada a estratégia da empresa, do valor e benefício a serem entregues, das necessidades dos stakeholders e das características do projeto, programa ou portfolio. O que deve ser considerado na definição de indicadores é que meçam as atividades que sejam críticas para o sucesso ou fracasso do seu projeto, programa ou portfolio.

5. José Luis Schubsky:

Q: Mas temos o EAC?

Sim, temos o EAC que é um KPI poderosíssimo.

6. Viviane Hoshino: 

Q: QUAL MELHOR KPI PARA VALOR AGREGADO?

O EAC=Estimate at Completion e o ETC= Estimate to Complete

7. Francilei Campos:

Q: Poderia nos dar exemplos de KPI’s estratégicos, táticos e operacionais?

Operacionais: índice de capacidade técnica da equipe, índice de capacitação, índice de novas habilidades, índice de capacidade, índice de retrabalho.

Táticos: índice de satisfação do patrocinador, índice de lições aprendidas implementadas, índice de ações em atraso (issues log), índice de qualidade da comunicação com stakeholders, índice de eficácia do GP.

Estratégico: índice de engajamento das equipes, índice de turnover, índice da imagem institucional,  índice de benefícios entregues, índice de satisfação dos clientes, índice de eficiência.

Todos eles relacionados, por exemplo, a um projeto, programa ou portfólio. Como comentei anteriormente, os indicadores são baseados na identificação do valor e do benefício à entregar, da estratégia da empresa, das necessidades dos stakeholders e do próprio projeto, programa ou portfolio. Um indicador poderá ser efetivo para um projeto, mas não significa que seja útil para outros.

8. Francis Benito Odisi:

Q: Quais seriam os principais KPI’s para medição de um PMO?

Esta definição depende dos objetivos do PMO. O Prof. Brian Hobbs fez uma pesquisa com 500 empresas para encontrar  o que faziam os PMOs do mundo, pois não todos são iguais nem tem uma metodologia padrão para seguir. Detectou 27 objetivos mais significativos. Os resultados desta pesquisa estão disponíveis para download no site do PMI USA sob o título “The Reality on Project Management Offices”. Baseados nesta pesquisa poderá encontrar nos  links a seguir definições de como fazer a definição de indicadores e 101 possíveis indicadores de exemplo, associados aos 27 objetivos, que foram definidos por um grupo de alunos do professor Américo Pinto.

http://www.slideshare.net/RodrigoThahira/como-estabelecer-e-gerenciar-indicadores-para-um-pmo

http://www.slideshare.net/RodrigoThahira/como-definir-indicadores-de-desempenho-para-um-pmo-frum-internacional-de-pmo-2012

9. Isis:

Q: Na construção civil, análise de valor agregado a cada nova etapa de execução de obra pode ser considerada um KPI?  

Sim, alguns índices resultantes do EVM podem ser considerados como KPIs.

10. Glauco:

Q: Também gostaria de conhecer essas métricas para avaliar o quanto o PMO está agregando para a organização.

Já respondido na resposta da pergunta 8.

11. Ione Romualdo:

Maria Angélica falou de indicadores para medir o trabalho do PMO. Poderia falar mais sobre isso?

Sugiro ler os artigos indicados na resposta da pergunta 8.

12. mathias f de carvalho:

Q: podem os KPIs de negócios orientar a seleção e gestão dos KPIs do projeto?

Os KPIs do negócio devem orientar para essa seleção. O desdobramento da estratégia é fundamental para determinar os objetivos estratégicos dos projetos e processos.

13. Paulo Leão:

Q – Pode ser usado o BSC para elencar e controlar os indicadores?

Sendo o BSC um mapa estratégico, representa a base fundamental para toda a estruturação de indicadores.

14. Diego:

Q: Posso utilizar pensar em fazer um BSC para cada projeto?

Sim, pode, sempre que considere o desdobramento da estratégia nos KPIs do seu projeto. Se a empresa não tem uma definição estratégica, deve fazer a definição estratégica do próprio PMO, ou da área responsável dos projetos da empresa. Sem norte os KPIs não poderão mostrar se estão no caminho certo ou se estão refletindo o valor e o benefício a serem entregues.

15. Maiconl dos Reis Carvalho:

Q: como evitar o mascaramento dos indicadores?

Da mesma forma que hoje você evita o mascaramento da atualização do timesheet no Project. Eu até agora não encontrei um método, sugiro desenvolver a confiança mútua entre todos os envolvidos, realizar auditorias, verificações periódicas, comprometer equipes e não pessoas como responsáveis para determinados resultados, considero esta opção a de maior efetividade.

16. Paulo Leão:

Q: Além do Site de Indicadores, a Profª Mª Angelica, ou alguém neste Webinar poderia indicar alguma ferramenta específica de controle de Indicadores?

Não existe software de controle de indicadores, todos respondem a parametrizações realizadas para suportar input de dados, cálculos e gráficos das métricas informadas para os indicadores que sejam definidos. Eles mostram uma realidade, quem deve acompanhar, controlar e decidir são as partes interessadas.

O que deve fazer qualquer software é permitir a definição de um indicador, chamada de DNA do indicador, receber a medição periódica, receber as metas esperadas, fazer o cálculo, graficar o status com relação a meta para os diferentes níveis, registrar desempenho histórico e gerar relatórios detalhados com diferentes filtros.

17. Pedro Panos: Qual a quantidade de indicadores KPIS é recomendável para um projeto?

Um máximo de 10 indicadores, mas para iniciantes recomendo um máximo de 6 indicadores, para não se perderem ou definir indicadores que não fornecem informação relevante.

18. Pedro Henrique: 

Q – Quais são os melhores indicadores para utilizar em um projeto?

Respondido na pergunta 4.

19. Luis Hurtado:

Q: Quais são os indicadores mais indicados para um portfolio de projetos? Visão Sponsor (CEO) e demais stakeholders composto pela alta gestão (Diretoria)?

Respondido na pergunta 4 e pode complementar com a 8.

20. ROBSON SILVA:

Q: Quando devemos mudar o indicador.

Quando ele não seja acionável, ou seja, quando olhar para seu status não ajudará para a tomada de decisões. Isso significará que esse indicador não é um direcionador, pois analisando seu status, o GP não consegue encontrar uma resposta à pergunta: para onde estamos indo?

21. CELIO TRINDADE DE AVILA:

Q: A ferramenta PPMC tem KPIs?

No evento PMTools de 2012, mostraram que a ferramenta tem algumas definições padrão, mas isso não significa que seja adaptável à qualquer cenário ou organização. Eu não vi funcionando nem avaliei a sua qualidade. Precisa conhecer bem o processo de definição de indicadores para avaliar se será possível adaptar à sua necessidade. Por exemplo, poder mudar um cálculo, poder definir como graficar, etc.

22. Douglas de Andrade:

Q: Quais os indicadores  mais indicados para apontar os Benefícios do projeto?

Depende de quais sejam os benefícios. Sugiro se orientar com a resposta da pergunta 4.

Muito obrigada, sucesso para todos e até o próximo evento!!

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