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A Importância da Eficácia da Comunicação

  • Enviado por Redação FIXE
  • On 26 de dezembro de 2009
  • 3 Comentários
  • Comunicação, Desafios do GP

A comunicação no trabalho do projeto é a cola que mantêm tudo e todos unidos. A falta de comunicação, ou a comunicação deficiente, é uma causa importante de conflitos e atrasos. Portanto, dedique muita atenção a ela antes de começar o trabalho do projeto.

Verifique consigo mesmo:

– quem precisa saber

– o que precisa saber

– quanto precisa saber

– com que freqüência deve ser informado

Estabeleça listas de circulação conforme a necessidade, mas evite gerar grandes volumes de papel que algumas pessoas jamais lerão. O foco de interesse em toda comunicação é você. Você deve decidir as regras básicas que vai impor a todos os envolvidos para obter um retorno imediato sobre a posição prevalecente no trabalho em progresso. O monitoramento e o acompanhamento eficazes do projeto dependem de uma boa comunicação na equipe, entre você e a equipe e seus principais interessados. Você precisa um retorno imediato sobre:

– progressos atuais das tarefas em atividade;

– problemas encontrados em relação ao trabalho;

– problemas antecipados em relação ao trabalho esperando para ser feito;

– dificuldades técnicas encontradas.

A prestação de contas em um ambiente de projeto requer que você tenha um conhecimento contínuo do que está acontecendo e o que deve acontecer em seguida. Identifique prontamente todos os problemas que interfiram nos progressos. Você deve ser imediatamente alertado de mudanças potenciais no plano que sejam notadas como resultado dos trabalhos em andamento. Estabeleça as regras básicas para um sistema de alerta imediato, isso pode evitar que grande parte do trabalho seja refeita e reduzir o risco de precisar re-planejar, causando atrasos ao projeto. Aprove as regras básicas com sua equipe de modo que todos concordem que não lhes será pedido para fazer coisas que considerem desnecessárias. Enfatize que pretende adotar uma política de “portas abertas”, mesmo que seu escritório não tenha porta!. Você deseja sempre ter tempo para discutir as dificuldades e oferecer ajuda e orientação.

Sua política de portas abertas significa que você:

– Está sempre pronto para ouvir as preocupações e dificuldades ligadas ao cumprimento dos prazos do cronograma.

–  Quer relatórios regulares verbais, assim como relatórios documentados dos progressos do projeto.

– Quer ser informado imediatamente de quaisquer riscos identificados.

– Precisa que lhe digam se alguém prevê a ocorrência de um problema ou risco, por mais triviais que pareçam ser.

Trabalhe com sua equipe para criar um clima para a troca de informações com regularidade no interesse do aprimoramento contínuo. Avalie o desempenho, não para atribuir culpas quando as coisas não ocorram de acordo com o planejado, mas para aprender e melhorar o desempenho.

Procure manter todos motivados em atingir os objetivos do projeto no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade desejada pelo cliente.

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comentários

 

3 Comments

André Godoi
  • fev 6 2010
  • Responder
Maria Angélica. Lembro que comentamos sobre a qualidade principal de um gerente de projetos. Você considerou ética um valor essencial. Estou comentando nesse post, porque eu sempre achei que fosse a habilidade de comunicação. Realmente, ética tem um papel importante. A PMI Today de dezembro de 2009, traz um artigo interessante sobre o assunto "Do ETHICS Make a Difference?" deixou claro que devido aos inúmeros escândalos financeiros, e da própria crise financeira em si, Management em geral tinha que se profissionalizar, começando por adotar um código de ética, algo que o PMI já adotou desde o começo dos anos 80. No entanto, ética é algo ligado ao nosso próprio ser, nosso caráter, e deve ser exercida em todos os aspectos de nossa vida. Quando penso apenas no Gerenciamento de Projetos, digamos, um novo produto a ser lançado por determinada empresa, como PM, minhas habilidades de comunicação, de me fazer entender, enfim, de "passar a mensagem", é crucial para o desempenho do projeto em si. A ética presente em meu caráter com certeza fará com que eu tenha maior probabilidade de tomar decisões corretas, mas e se os outros membros da equipe não tiverem o mesmo senso de ética que eu tenho. Se eu conseguir passar a mensagem de modo claro e firme, creio que posso coibir atitudes dos membros de meu projeto que talvez não tenham o mesmo senso de ética que eu. Claro, essa é só a minha opinião! Dezenas de gerentes de projetos tem uma visão diferente.
André Godoi
  • fev 22 2010
  • Responder
Comunicação, pelo menos no meu ponto de vista, é a parte principal de qualquer projeto. Reuniões, e-mails, reports, enfim... tudo deve estar integrado e sincronizado por toda a equipe. E a responsabilidade de manter tudo isso em ordem é do Gerente do Projeto. André Godoi, PMO.
Renato Borges
  • mar 18 2010
  • Responder
Ótimo post. Falei algo parecido, focado no registro de informações. O que na verdade contempla uma boa comunicação. Forte Abraço! http://qualidademanaus.wordpress.com

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